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Per Asl e ospedali è allarme furti di medicinali e dispositivi: una azienda sanitaria su due vittima dei ladri. Ecco come combatterli
Ricerca della Fiaso con Sifo, Assoram e SantʼAnna di Pisa: promosso il sistema ma permangono aree di criticità. Che si rivelano soprattutto sull’adeguatezza delle infrastrutture. In 5 anni la metà delle aziende ha subito un furto di medicinali o dispositivi medici. Per fronteggiare il fenomeno, l’80% delle Aziende intervistate da Assoram ha attivato sistemi di sicurezza e il 70% dei partecipanti alla survey Fiaso si assicura. Solo il 4% dei servizi in outsourcing
21 GIU - Le Aziende sanitarie ed ospedaliere puntano sempre più sul miglioramento dei processi di gestione della logistica per ottimizzare l’utilizzo di farmaci, dispositivi medici ed altri beni sanitari. Prima di tutto riducendo le scorte per evitare sprechi e poi con sistemi di sicurezza, di audit, oltre che con adeguate coperture assicurative per fronteggiare il fenomeno dei furti di farmaci e dispositivi, che ha colpito un’azienda su due negli ultimi cinque anni.

Se pur con aree di criticità, sulle quali sarà necessario intervenire, sono modelli organizzativi in dinamica evoluzione quelli rilevati dalla ricerca Fiaso sulla logistica sanitaria, un lavoro condotto con la partecipazione di 60 Aziende in 15 Regioni italiane e la collaborazione della Società dei farmacisti ospedalieri (Sifo), l’Istituto di Management della Scuola Superiore di Sant’Anna e l’Associazione Nazionale degli operatori commerciali e logistici Farma e Salute (Assoram). Questʼultima ha realizzato una indagine parallela sul proprio mondo associativo, intervistando 41 aziende associate per un totale di 65 centri di distribuzione dislocati in 11 regioni italiane, per favorire un confronto di esperienze e una visione integrata della logistica sanitaria.

Nel complesso, la percezione dei processi di logistica è soddisfacente per il 61% delle Aziende e alta per il 25%.  Complessivamente una promozione per più di 8 Aziende su dieci. In generale, si rileva un sufficiente livello di soddisfazione per i processi interni ai magazzini (ricezione merce, stoccaggio, allestimento ordini, spedizione, trasporto e consegna ai centri di costo), mentre appaiono critiche la gestione dello stock sia di magazzino che di reparto e la logistica di corsia.

Sono tre i modelli di catena della distribuzione individuati dallo studio.

1. Modello tradizionale, ad oggi quello più diffuso, che prevede la presenza di una farmacia, ovvero di un magazzino, allʼinterno di ciascun ospedale, il cui compito è quello di tenere i contatti con i singoli fornitori e rifornire i vari reparti.

2. Modello di gestione centralizzata in un unico magazzino, che prevede l’esternalizzazione di una parte dell’attività. Il Ssn ha la responsabilità di gestire le rimanenti attività così come di distribuire i farmaci verso diversi presidi ospedalieri.

3. Modello dellʼoutsourcing (esternalizzazione), presente solo nel 4% dei casi, dove la gestione e la movimentazione dei farmaci viene affidata a un operatore logistico, mentre i rapporti con i fornitori rimangono a carico della centrale di committenza/ acquisto o dei singoli ospedali.

Scopo dello studio è stato proprio quello di rilevare fattori di efficienza ed elementi di criticità, presenti in tutti i modelli esaminati.

Le carenze delle infrastrutture
Dall’analisi dei dati emerge che l’area infrastrutturale (locali e strutture) è quella che presenta un livello di adeguatezza inferiore rispetto alle altre. In generale, l’adeguatezza infrastrutturale risulta, infatti, buona per il 45% dei rispondenti, ottima solo per il 9%, sufficiente ed inadeguata per il 46%, evidenziando la rilevanza e la diffusione del problema e la conseguente necessità di realizzare importanti interventi in materia.  In particolare l’80% delle Aziende non utilizza metodologie allineate agli standard internazionali. Il 60% delle stesse Aziende rileva inoltre aree di criticità media e alta nei magazzini per inadeguatezze strutturali, che come evidenziato dal grafico che segue, riguardano in particolare il layout degli spazi, la qualità degli accessi e degli ambienti.
 


Anche sulle modalità di emissioni degli ordini c’è ancora da lavorare se è vero che in oltre il 50% delle Aziende ospedaliere il sistema utilizzato prevalentemente è il fax, mentre circa il 20% utilizza posta elettronica certificata. Nelle Aree vaste prevale invece l’emissione di ordini in formato elettronico. Per quanto riguarda le attrezzature presenti nei magazzini, in oltre il 50% dei casi vengono rilevate criticità di livello medio-alto. Buono il livello delle attrezzature di movimentazione delle merci.

Scorte e servizi di trasporto
Il sistema di gestione “a scorta” è quello ancora ampiamente utilizzato per i farmaci, mentre si riduce per i dispositivi medici. Ancor più quando crescono i volumi di fatturato e nelle Aree vaste, dove a scorta va solo il 40% delle merci, utilizzando per il resto il conto deposito o il transito diretto di farmaci, dispositivi ed altre merci verso i luoghi dove vengono poi utilizzate. Alta è invece la criticità rilevata nella lettura dei codici a barre, processo generalmente determinante nell’efficienza dell’intero sistema.

Nella fase di spedizione e di trasporto la tracciatura e il packaging dei farmaci e dei dispositivi medici a temperatura ambiente e tra i 2-8 gradi mostrano criticità rilevanti. Questo introduce la necessità di adottare sistemi di tipo informatico più adatti rispetto ai requisiti normativi di anticontraffazione e delle nuove Good Distribution Practice. Più della metà delle Aziende effettua comunque il monitoraggio delle temperature delle celle frigorifere e degli ambienti.

Il problema dei furti
Ben il 50% delle strutture sanitarie ed ospedaliere negli ultimi cinque anni ha subito almeno un furto di farmaci o dispositivi medici. Oltre il 70% dei partecipanti alla survey Fiaso si è difeso con una polizza assicurativa, a copertura non solo delle sottrazioni indebite ma anche di ammanchi e danneggiamento delle merci. Il 50% delle strutture ha effettuato delle verifiche (audit) in relazione agli aspetti della sicurezza come controllo accessi, sistemi antintrusione, ed altro sempre negli ultimi 5 anni.  L’80% delle Aziende intervistate da Assoram si sono dotate di sistemi di sicurezza, come vigilanza esterna e sistemi di allarme.
 


Un insieme dei dati che mostra da un lato la necessità di investire nell’adeguamento delle infrastrutture, dall’altro la necessità di far progredire i modelli organizzativi, verso quello che le Aziende giudicano già oggi il migliore, ossia quello che permette la gestione della catena distributiva per processi, in armonia con quanto avviene in larga parte dei Paesi più sviluppati.
 
“Per realizzare il modello organizzativo più efficace è comunque necessario sviluppare una buona capacità progettuale”, rimarcano i curatori dell’indagine. Ed è quanto stanno praticando in larga misura le Aziende, visto che il 58% ha dei progetti logistici in corso che riguardano la costituzione di accorpamenti (21%), di aree vaste (18%), l’esternalizzazione del servizio (11%) ed altro (3%). Negli ultimi 5 anni è emerso che il 68% delle aziende ha partecipato a progetti nel settore della logistica con una soddisfazione media nel 49% delle aziende, alta nel 37% e bassa nel 14%.

Un nuovo modello di gestione in 5 mosse
Per mettere in atto un modello di gestione condiviso della catena di distribuzione (Supply chain) il Laboratorio Fiaso indica cinque condizioni da definire:

1. il perimetro che la Supply chain deve presidiare;
2. il modello organizzativo Aziendale da attivare;
3. le scelte “make or buy” ossia quanto gestire internamente e quanto inoutsourcing;
4. gli indicatori logistici di riferimento in termini di volumi e performance;
5. le raccomandazioni per una concorrenza trasparente e leale tra gli operatori pubblici e privati.
21 giugno 2018
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